Comment optimiser sa gestion des clés en entreprise ?

La gestion des clés d'une entreprise peut s'avérer être un véritable casse-tête. Gestion des accès, échanges entre personnels, accès visiteurs… il est facile de s’y perdre. Les vols, cambriolages et dégradations représentent le 2ème risque le plus important pour les professionnels. Pour répondre à cet enjeu de sécurité, il est plus que jamais important pour les entreprises de mettre en place une stratégie de traçabilité et de gestion des clés réfléchie et efficace.

Gestions des clés : Définition et bonnes pratiques

La gestion des clés définit toutes les techniques mises en place par une entreprise pour assurer la traçabilité, la protection et l'organisation des différentes solutions d’accès au bâtiment, local, lieu de travail. 

Une bonne gestion des clés doit permettre de :

• Contrôler la prise et la remise de clés.
• Historiser les mouvements
• Éliminer les registres avec main courante.
• Récupérer en temps réel les mouvements effectués.
• Détecter des alarmes sur les anomalies : clés remises en retard, porte forcée
• Permettre une gestion par utilisateur

Dans une entreprise, lorsque la gestion des clés est bien menée, il est possible de récupérer, tracer et restituer les clés à tout moment et en toute simplicité. Pour y parvenir, il est important de : 

• Établir une procédure claire sur les affectations des clés et leurs différents niveaux d’accès.
• Désigner la ou les personnes chargées de la gestion des clés au sein de votre entreprise. 

Ces mesures renforcent le bon déroulement, mais doivent être complétées par un système de gestion des clés. Ces systèmes sont des équipements technologiques intelligents et autonomes permettant de tracer et surveiller les mouvements de vos clés.

Les avantages d’une bonne gestion et traçabilité des clés

Si une mauvaise gestion des clés peut entraîner une faille dans la sécurité pouvant conduire à un risque d’intrusion ou de vol sans effraction, une bonne stratégie de gestion des clés apporte de nombreux avantages. En effet, lorsque la traçabilité est effective à 100%, elle permet de détecter les anomalies comme, des clés remises en retard ou manquantes. Cela s’applique également à la gestion d’un parc automobile.

Au-delà de l’aspect sécuritaire, d’autres avantages s’offrent à l’utilisation d’un système de gestion des clés : 

• Un véritable gain de temps en éliminant les registres écrits, 
• Une organisation plus fluide 
• Une connaissance en temps réel des mouvements effectués avec les clés ainsi que de la personne les ayant en sa possession, 
• Une diminution des pertes et donc des dépenses supplémentaires
• Une meilleure productivité sur les tâches essentielles de votre activité 

Quelle est la meilleure solution de gestion des clés ?

Les armoires de gestion électronique des clés avec traçabilité représente aujourd’hui la solution la plus courante et facile à mettre en place. Ce système permet la sécurisation de vos clés et fournit un journal d’audit complet des accès utilisateurs et mouvements de clés. Les porte-clés sont verrouillés dans leur emplacement et l'accès se fait via un code pin ou un lecteur de badge uniquement par les personnes autorisées. 

Les armoires électroniques avec possibilité de traçabilité assurent la sécurité des biens à tous les établissements pour qui une gestion, un contrôle et une protection des clés est primordiale (PC sécurité, immeubles, universités…).

Gestion des clés : Mise en place d’une bonne stratégie

Afin de pallier les nouvelles menaces auxquelles elles peuvent être confrontées, les entreprises possèdent donc toutes les clés pour mettre en place une stratégie globale de sécurité efficace.

FIDUCIAL Sécurité, leader français de la sécurité des entreprises, vous accompagne dans le choix du système de gestion des clés qui convient le mieux à votre entreprise et bien plus encore.